SWICO – ARBEITGEBERPLATTFORM WORKSHOP (120 MINUTEN)

Ziel
In 120 Minuten skizzieren wir die neue Arbeitgeberplattform so klar, dass danach Offerte und Aufwandschätzung möglich sind. Wir einigen uns auf Nutzen, Umfang (MVP) und einfache Abläufe. Entscheidungen werden festgehalten, offene Punkte als Annahmen markiert. Beispiel: „MVP enthält Suche, 10 Kern-Vorlagen, Chat-Fallback zur Terminbuchung.“

Erfolgskriterien / Nicht-Ziele:

• Schnell zu aktuellen Informationen gelangen
• Kundenfreundliche Aufbereitung und Downloads
• Kein First Level Support sondern schlaues WIKI durch Chatbot und durch Informationen
• Alles muss downloadbar und teilbar (Whatsapp, Linkedin, Email) sein (als Word oder schönes Pdf)
• Beispiel "Workation" Erklärung vom Begriff, Aktueller Beitrag "Workation seit Covid", Rechtliche Implikation, Wie ist der Versicherungssituation, Arbeitsicher und Schutz, Merkblätter und alle Aspekte sollen schnell und einfach gezeigt werden.
• Gedanken: Userinteraktion "Haben Sie aktuelle Beispiele?"
• Keine Online-Juristen konkurenzieren

Grundsätze
Die Plattform bietet keine Ersthilfe sondern ist ein inteligentes WiKi statt Rechtsberatung und verweist bei Bedarf zur Jurist:innen-Terminbuchung.
1/3 Inhalte öffentlich,
2/3 nach Login (E-Mail + Code). Entwicklung & Hosting in der Schweiz für kurze Wege und DSG-Konformität. Beispiel: Öffentliche „Probezeit-Checkliste“, Login-geschützte „Aufhebungsvertrag-Vorlage“.


Moderation & Teilnehmende
Reto moderiert und dokumentiert; Swico entscheidet (Kommunikation, Recht, optional IT/Datenschutz, Mitgliederbetreuung).
So vermeiden wir Schleifen und treffen zügige Entscheidungen. Beispiel: Christian legt live fest, wann der Chatbot auf Terminbuchung verweisen muss.

Zum Ausfüllen (Rollen bestätigen):

• Moderation: Reto
• Entscheidung Inhalt/Kommunikation: Giancarlo
• Entscheidung Recht: Christian
• Optional IT/Datenschutz: Christian
• Mitgliederbetreuung: Giancarlo

AGENDA MIT ERGEBNISFELDERN

Ziel & Rahmen
Wir definieren Ziele, Erfolgskriterien und Grenzen. Das schafft einen gemeinsamen Fokus für alle Folgeschritte.
Beispiel: „Ziel: 60 % weniger Standard-Support-Mails in 6 Monaten.“

Zum Ausfüllen:
Erfolgskriterien:


Nicht-Ziele:


Rahmen (öffentlich/login, CH-Hosting, keine Konkurrenz zu IT-Jurist:innen):


Nutzer & wichtigste Aufgaben
2–3 Zielgruppen und je 5 Aufgaben, die in 5 Minuten erledigt sein sollen.
Das steuert Inhalte und Funktionen ohne Over-Engineering. Beispiel: „HR: Probezeitregeln in 5 Minuten verstehen.“

Zum Ausfüllen (max. 3 Zielgruppen, je 5 Aufgaben):
Gruppe 1: KMU Schweizer Mittelstand - 20 Ma's Inhabergeführt
1) Fragestellungen kommen vom Inhaber / CEO
2) 2 Wege, Telefonisch, Feedback Schriftlich per Email, oder anfrage per Email und danach telefonisch
3) Beispiel Frage zu Workation
4) Rechtlicher Aspekt von Interesse und Unterlagen
5) Ziel der User will etwas Schriftliches oder juristische Abklärung

Gruppe 2: Startup - Weniger
1) Fragen durch Inhaber, Aktionäre
2) Bsp. ABV, Verwässerung des EK, Datenschutz, Arbeitsverträge
3) Per Email.
4) Rechtsichere Auskunft und Beantwortung
5) Geht meist über die Erstkonsultation hinaus

Gruppe 3: Grossunternehmen Bsp. Apple, Google etc.
1) Kontaktaufnahme durch Fachmitarbeiter Frage durch arbeitskollegin via Email weitergeleitet
2) Thema umweltrecht, Batterieverodnung hat geändert auf was muss geachtet werden (regulatorische Änderungen)
3) Per Email geantwortet
4) Überlegung macht es Sinn diese Info / Anfrage inkl. Antwort auch auf der Plattform zu publizieren (Anonymisiert)
5)

Funktionen sammeln
Wir clustern Ideen (Chat-Hilfe, Suche, Vorlagen, Login, Analytics, Terminbuchung). Ziel: kompletter, aber strukturierter Blick – Duplikate zusammenführen. Beispiel: „Terminbuchung“ als Fallback der Chat-Hilfe.

Stichworte:

• Arbeitsrecht und Vertragsrecht
• Inteligentes Wiki
• Gratis Downloads / Vorlagen
• Unterschied Mitglied und nicht mitglieder
• Login für alle Mitarbeiter? Auf GL und Business Unitleiter, Personalfachleute über My-swico können superuser mitarbeiter einladen. Mitarbeiter aktiv dazu einladen, diese Arbeit kann auch Swico übernehmen. Masseneinladung.
• Firmenmitgliedschaft
• Frage: wie dringen wir zu den Mitarbeitern unserer Mitgliedschaft durch

Inhalte & Zugriff
Wir teilen Inhalte in öffentlich vs. Login und benennen Pflege-Rollen. So kombinieren wir Sichtbarkeit (SEO) mit Mitglieds-Mehrwert. Beispiel: „Arbeitszeitmodelle“ öffentlich, „Jahresarbeitszeitvertrag“ Login.


Öffentlich (1/3) – Titel + Pflege-Rolle:



Login (2/3) – Titel + Pflege-Rolle:



Regeln/Hinweise:


Messen & Verbessern (KPIs)
3–5 einfache KPIs zeigen Wirkung und steuern Verbesserungen. Wir messen nur, was wir beeinflussen können.
Beispiel: „Downloads pro Vorlage“, „Chat-→-Termin-Quote“, „organische Zugriffe“.

KPI Zweck & Nutzung:

KPI 1 – Was messen wir / Warum / Wie nutzen:

• Traffic
• Wir wollen sehen wie viele User die Plattform nutzen
• Mit Google Analytics

KPI 2 – Was messen wir / Warum / Wie nutzen:

• Verweildauer
• Nutzen die User die Plattform intensiv
• Google Analytics

KPI 3 – Was messen wir / Warum / Wie nutzen:

• Downloads / Ereignisse
• Was wird runtergeladen?
• Google Analytics

KPI 4 – Was messen wir / Warum / Wie nutzen:



Priorisieren → MVP
„MUSS“ für den Start, „SCHÖN WÄRE“ für später. So bleibt der MVP schlank und lieferfähig, der Rest wird Roadmap. Beispiel: MUSS = Suche, 10 Vorlagen, Chat-Fallback; später = Personalisierung.


MUSS (kommt in die erste Version):




SCHÖN WÄRE (später):




Abläufe skizzieren
2–3 kurze Flows verhindern Reibung in Design/Dev. Wir halten Übergänge klar fest. Beispiel: „Öffentlich → Login-OTP → Download freigeschaltet“.

Login-Flow:
1)
2)
3)
4)
5)

Chat-Hilfe (Jur-Bot) → Termin:
1)
2)
3)
4)
5)

Vorlagen (finden → herunterladen):
1)
2)
3)
4)
5)

Design
Soll das aktuelle Design adaptiert werden?
Umschreibt die Designvorstellungen und macht Beispiele.

• Gemäss aktuellem Design CI/CD
• Inteligentes Wiki, Newsportal
• Interaktion soll hoch sein CTA
• UX in 3 Klicks zum Ziel

Nächste Schritte
Konkrete To-dos, Rollen und Termine, damit Offerte & Aufwand sofort erstellt werden können.
Unklares bleibt als Annahme markiert. Beispiel: „Giancarlo liefert 3 Referenz-Sites bis Freitag.“

To-do / Rolle / Termin:
Reto - Offerte / Aufwandschätzung - GoLive Q1 Check (spätestens Sept 2026 lauft vertrag)
Christian / Reto - Extrahieren der aktuellen Inhalte ggf. Rücksprache mit Christian
Reto - Vorschlag für Inhalte

To-do / Rolle / Termin:


To-do / Rolle / Termin:



ENTSCHEIDUNGEN & OFFENE PUNKTE
Beschlüsse mit kurzer Begründung machen die Umsetzung verbindlich.
Änderungen werden versioniert. Beispiel: „OTP-Login beschlossen – schnell & geringe Hürde.“

Entscheidung / Begründung:

• Merkblätter sollen nur auf eine Quelle zeigen!

Entscheidung / Begründung:


Entscheidung / Begründung:



Offene Punkte & Annahmen
Unklares wird als Annahme notiert, damit die Offerte trotzdem erstellt werden kann; später verifizieren.
Beispiel: „Annahme: Start mit 10 Vorlagen.“


Thema/Annahme / Klärungsbedarf:

• URL für die Arbeitgeberplattform - Giancarlo
• Themen und Datenexport von alter Plattform - Reto

Thema/Annahme / Klärungsbedarf:


Thema/Annahme / Klärungsbedarf:


To-dos & Verantwortungen

To-do / Rolle / Termin:


To-do / Rolle / Termin:


To-do / Rolle / Termin:


Diverse Notzizen

Aproovd zwilling

• Swiss ICT / Swico
• Keine rechtlichen Probleme
• Payment Twint, Kreditkarte,
• Ist mitglied oder nicht Mitglieder zahlen CHF 40 und nicht mitglieder 120
• Pauschalnutzung auf Kalenderjahr so viele Saasverträge wie ich möchte. Zertifikat und Berechtigung damit nichts kopiert werden kann. Blockchain oder Zertifizierung,
• Ohne Abo
• Mai 2026 Live sein.
• MVP ist OK
• Preissensitiv
• es wird kein geld damit verdient.
• 20k
• 100 Verträge pro Jahr als Target
• Aufgeteil SWiss ICT Kosten / Nutzen
• check ki