SWICO – ARBEITGEBERPLATTFORM WORKSHOP (120 MINUTEN)

Ziel
In 120 Minuten skizzieren wir die neue Arbeitgeberplattform so klar, dass danach Offerte und Aufwandschätzung möglich sind. Wir einigen uns auf Nutzen, Umfang (MVP) und einfache Abläufe. Entscheidungen werden festgehalten, offene Punkte als Annahmen markiert. Beispiel: „MVP enthält Suche, 10 Kern-Vorlagen, Chat-Fallback zur Terminbuchung.“

Erfolgskriterien / Nicht-Ziele:


Grundsätze
Die Plattform bietet Ersthilfe statt Rechtsberatung und verweist bei Bedarf zur Jurist:innen-Terminbuchung. 1/3 Inhalte öffentlich, 2/3 nach Login (E-Mail + Code). Entwicklung & Hosting in der Schweiz für kurze Wege und DSG-Konformität.
Beispiel: Öffentliche „Probezeit-Checkliste“, Login-geschützte „Aufhebungsvertrag-Vorlage“.





Moderation & Teilnehmende
Reto moderiert und dokumentiert; Swico entscheidet (Kommunikation, Recht, optional IT/Datenschutz, Mitgliederbetreuung).
So vermeiden wir Schleifen und treffen zügige Entscheidungen. Beispiel: Christian legt live fest, wann der Chatbot auf Terminbuchung verweisen muss.

Zum Ausfüllen (Rollen bestätigen):

• Moderation: Reto
• Entscheidung Inhalt/Kommunikation: Giancarlo
• Entscheidung Recht: Christian
• Optional IT/Datenschutz: Christian
• Mitgliederbetreuung: Giancarlo

AGENDA MIT ERGEBNISFELDERN

Ziel & Rahmen
Wir definieren Ziele, Erfolgskriterien und Grenzen. Das schafft einen gemeinsamen Fokus für alle Folgeschritte.
Beispiel: „Ziel: 60 % weniger Standard-Support-Mails in 6 Monaten.“

Zum Ausfüllen:
Erfolgskriterien:


Nicht-Ziele:


Rahmen (öffentlich/login, CH-Hosting, keine Konkurrenz zu IT-Jurist:innen):


Nutzer & wichtigste Aufgaben
2–3 Zielgruppen und je 5 Aufgaben, die in 5 Minuten erledigt sein sollen.
Das steuert Inhalte und Funktionen ohne Over-Engineering. Beispiel: „HR: Probezeitregeln in 5 Minuten verstehen.“

Zum Ausfüllen (max. 3 Zielgruppen, je 5 Aufgaben):
Gruppe 1:
1)
2)
3)
4)
5)

Gruppe 2:
1)
2)
3)
4)
5)

Gruppe 3:
1)
2)
3)
4)
5)

Funktionen sammeln
Wir clustern Ideen (Chat-Hilfe, Suche, Vorlagen, Login, Analytics, Terminbuchung). Ziel: kompletter, aber strukturierter Blick – Duplikate zusammenführen. Beispiel: „Terminbuchung“ als Fallback der Chat-Hilfe.

• Zum Ausfüllen (Stichworte):

00:40–00:55 Inhalte & Zugriff
Kurz erklärt: Wir teilen Inhalte in öffentlich vs. Login und benennen Pflege-Rollen. So kombinieren wir Sichtbarkeit (SEO) mit Mitglieds-Mehrwert. Beispiel: „Arbeitszeitmodelle“ öffentlich, „Jahresarbeitszeitvertrag“ Login.
Zum Ausfüllen:

• Öffentlich (1/3) – Titel + Pflege-Rolle:
• Login (2/3) – Titel + Pflege-Rolle:
• Regeln/Hinweise:

00:55–01:05 Messen & Verbessern (KPIs)Kurz erklärt: 3–5 einfache KPIs zeigen Wirkung und steuern Verbesserungen. Wir messen nur, was wir beeinflussen können. Beispiel: „Downloads pro Vorlage“, „Chat-→-Termin-Quote“, „organische Zugriffe“.
Zum Ausfüllen (pro KPI Zweck & Nutzung):

• KPI 1 – Was messen wir / Warum / Wie nutzen:
• KPI 2 – Was messen wir / Warum / Wie nutzen:
• KPI 3 – Was messen wir / Warum / Wie nutzen:
• KPI 4 – Was messen wir / Warum / Wie nutzen:
• KPI 5 – Was messen wir / Warum / Wie nutzen:

Priorisieren → MVPKurz erklärt: „MUSS“ für den Start, „SCHÖN WÄRE“ für später. So bleibt der MVP schlank und lieferfähig, der Rest wird Roadmap. Beispiel: MUSS = Suche, 10 Vorlagen, Chat-Fallback; später = Personalisierung.
Zum Ausfüllen:

• MUSS (kommt in die erste Version):
• SCHÖN WÄRE (später):

Abläufe skizzieren
Kurz erklärt: 2–3 kurze Flows verhindern Reibung in Design/Dev. Wir halten Übergänge klar fest. Beispiel: „Öffentlich → Login-OTP → Download freigeschaltet“.
Zum Ausfüllen (Schritte notieren):

• Login-Flow:
• 1)
• 2)
• 3)
• 4)
• 5)
• Chat-Hilfe (Jur-Bot) → Termin:
• 1)
• 2)
• 3)
• 4)
• 5)
• Vorlagen (finden → herunterladen):
• 1)
• 2)
• 3)
• 4)
• 5)

01:25–01:30 Nächste SchritteKurz erklärt: Konkrete To-dos, Rollen und Termine, damit Offerte & Aufwand sofort erstellt werden können. Unklares bleibt als Annahme markiert. Beispiel: „Giancarlo liefert 3 Referenz-Sites bis Freitag.“
Zum Ausfüllen:

• To-do / Rolle / Termin:
• To-do / Rolle / Termin:
• To-do / Rolle / Termin:

ARBEITSBLÄTTER (VERTIEFUNG) Funktionen (Feature-Karten)Kurz erklärt: Pro Funktion klären wir Zweck, Zielnutzer, Priorität und Abhängigkeiten; optional KPI. Das reduziert Missverständnisse und verdeckte Komplexität. Beispiel: „Suche – MUSS – braucht Tags, Synonyme.“
Zum Ausfüllen (je Karte):

• Karte 1 – Wofür? / Für wen? / MUSS oder SCHÖN WÄRE / Abhängigkeiten / KPI / Notizen:
• Karte 2 – Wofür? / Für wen? / MUSS oder SCHÖN WÄRE / Abhängigkeiten / KPI / Notizen:
• Karte 3 – Wofür? / Für wen? / MUSS oder SCHÖN WÄRE / Abhängigkeiten / KPI / Notizen:
• Karte 4 – Wofür? / Für wen? / MUSS oder SCHÖN WÄRE / Abhängigkeiten / KPI / Notizen:
• Karte 5 – Wofür? / Für wen? / MUSS oder SCHÖN WÄRE / Abhängigkeiten / KPI / Notizen:
• Karte 6 – Wofür? / Für wen? / MUSS oder SCHÖN WÄRE / Abhängigkeiten / KPI / Notizen:
• Karte 7 – Wofür? / Für wen? / MUSS oder SCHÖN WÄRE / Abhängigkeiten / KPI / Notizen:
• Karte 8 – Wofür? / Für wen? / MUSS oder SCHÖN WÄRE / Abhängigkeiten / KPI / Notizen:

Inhalte & Zugriff (Tabelle)Kurz erklärt: Klare Zuordnung zu öffentlich vs. Login und wer was pflegt hält die Plattform aktuell und SEO-stark. Beispiel: „Vorlage Arbeitsvertrag (Login) – Pflege: Recht/Kommunikation.“
Zum Ausfüllen:

• Öffentlich – Titel / Pflege-Rolle:
• Öffentlich – Titel / Pflege-Rolle:
• Öffentlich – Titel / Pflege-Rolle:
• Login – Titel / Pflege-Rolle:
• Login – Titel / Pflege-Rolle:
• Login – Titel / Pflege-Rolle:
• Hinweise / Regeln:

KPIs (Arbeitsblatt)Kurz erklärt: Jede KPI braucht Zweck („Warum?“) und Nutzung („Was machen wir damit?“). So lernen wir gezielt. Beispiel: „Viele Suchanfragen zu ‚Probezeit‘ → neuen Schwerpunktartikel planen.“
Zum Ausfüllen (pro KPI):

• KPI 1 – Was / Warum / Nutzung:
• KPI 2 – Was / Warum / Nutzung:
• KPI 3 – Was / Warum / Nutzung:
• KPI 4 – Was / Warum / Nutzung:
• KPI 5 – Was / Warum / Nutzung:

Priorisieren → MVP (Arbeitsblatt)Kurz erklärt: Ein klarer MVP liefert früh Nutzen und reduziert Risiko; Erweiterungen folgen. Beispiel: Erst 10 Kern-Vorlagen statt 40.
Zum Ausfüllen:

• MUSS:
• SCHÖN WÄRE:

Einfache Abläufe (Skizzen)Kurz erklärt: Schlanke, nachvollziehbare Schritte sorgen für gute UX und weniger Support. Beispiel: Login mit OTP statt Passwort-Registrierung.
Zum Ausfüllen (Schritte notieren):

• Login-Flow:
• Chat-Hilfe → Termin:
• Vorlagen: finden → herunterladen:

ENTSCHEIDUNGEN & OFFENE PUNKTE EntscheidungenKurz erklärt: Beschlüsse mit kurzer Begründung machen die Umsetzung verbindlich. Änderungen werden versioniert. Beispiel: „OTP-Login beschlossen – schnell & geringe Hürde.“
Zum Ausfüllen:

• Entscheidung / Begründung:
• Entscheidung / Begründung:
• Entscheidung / Begründung:

Offene Punkte & AnnahmenKurz erklärt: Unklares wird als Annahme notiert, damit die Offerte trotzdem erstellt werden kann; später verifizieren. Beispiel: „Annahme: Start mit 10 Vorlagen.“
Zum Ausfüllen:

• Thema/Annahme / Klärungsbedarf:
• Thema/Annahme / Klärungsbedarf:
• Thema/Annahme / Klärungsbedarf:

To-dos & VerantwortungenKurz erklärt: Jedes To-do hat Rolle und Termin – so bleibt der Fortschritt sichtbar. Beispiel: „IT prüft CH-Hosting-Optionen bis Dienstag.“
Zum Ausfüllen:

• To-do / Rolle / Termin:
• To-do / Rolle / Termin:
• To-do / Rolle / Termin:

NACH DEM WORKSHOP – WAS WIR LIEFERNKurz erklärt: Wir erstellen eine kurze Zusammenfassung, MVP-Umfang, priorisierte Funktionen, Content-Plan, drei Flows, KPI-Set sowie offene Punkte/Annahmen. Daraus werden Arbeitspakete und ein Aufwandsrahmen für die Offerte. Beispiel: Arbeitspakete „Suche (S)“, „Chat-Fallback (M)“, „Login-OTP (M)“.

• Optional zum Festhalten (Spezialwünsche fürs Format/Timing):